ICOMOSin Suomen osasto ry:n matka-avustukset, myöntämisen periaatteet ja hakuohje
Periaatteet on hyväksytty hallituksessa 29.4.2026
ICOMOSin Suomen osasto ry. myöntää jäsenilleen matka-avustuksia kansainvälisen ICOMOSin toimintaan ja tapahtumiin sekä myös yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeisiin kulttuuriperintöalan kansainvälisiin konferensseihin ja seminaareihin osallistumiseen. Matka-avustuksista päättää osaston hallitus. Avustuspäätöksiä tehdessään se käyttää harkintaa pyrkien varmistamaan, että välttämätön osallistuminen kansainvälisen ICOMOSin hallintoon ja tieteelliseen toimintaan on mahdollista osaston vuosittaisen talousarvion puitteissa. Osana ICOMOSin pyrkimyksiä ilmastopäästöjen vähentämiseksi pyritään suosimaan osallistumista kokouksiin etäyhteydellä.
Ensisijaisesti tuetaan osaston nimeämän edustajan osallistumista kansainvälisen ICOMOSin yleiskokouksiin ja neuvoa antaviin kokouksiin sekä Eurooppa-ryhmän kokouksiin. ICOMOSin kansainvälisten tieteellisten komiteoiden kokouksiin osallistumista avustetaan, jos hakija on komitean puheenjohtaja.
Toissijaisesti myönnetään avustuksia ICOMOSin kansainvälisten tieteellisten komiteoiden tai työryhmien kokouksiin osallistumiseen niiden äänivaltaisille, osaston nimeämille jäsenille. Etusijalla ovat Suomen kannalta tärkeät komiteat ja sellaiset edustajat, joiden esitelmä on hyväksytty kokouksen tieteelliseen osioon, sekä uudet ja aktiivisesti toimivat edustajat. Jäsenten osallistumista kansainvälisen ICOMOSin yleiskokouksiin avustetaan mahdollisuuksien mukaan.
Lisäksi voidaan varojen salliessa tukea myös jäsenten osallistumista kulttuuriperintöalan tärkeisiin kansainvälisiin tieteellisiin konferensseihin ja seminaareihin. Etusijalla ovat tällöin näissä tapahtumissa esiintyvät asiantuntijat. Lisäksi voidaan varojen salliessa tukea yhdistyksen nimeämän edustajan matkakuluja kotimaassa tapahtuviin alan tärkeisiin tapahtumiin.
Hakuohje
Avustusta haetaan kirjallisesti vapaamuotoisella hakemuksella osaston hallitukselta. Hakemus on jätettävä hyvissä ajoin, useita kuukausia ennen matkaa, jotta määrärahojen riittävyys voidaan varmistaa ja päätös tehdä ennen avustuksen kohteena olevaa matkaa.
Vuoden aikana vireille tulevasta hakemuksesta on syytä ilmoittaa hallitukselle jo alkuvuodesta, vaikka kustannukset ja matkan yksityiskohdat eivät olisi vielä silloin tiedossa. Lopullisesta hakemuksesta tulee käydä ilmi matkan kohde, hakijan tehtävä matkalla sekä kustannukset.
Ensisijaisesti tuettavilla kokousmatkoilla voi avustus kohdistua osallistumismaksuun ja julkisten kulkuvälineiden matkalippuihin sekä välttämättömiin majoituskuluihin osaston talousarvion antamissa rajoissa. Toissijaisesti tuettavilla matkoilla tuki kohdistuu ensisijaisesti osallistumismaksuun. Hallitus harkitsee mahdollisuutta matka- ja majoituskustannuksien osoittaista korvaamista osaston talousarvion antamissa rajoissa.
Avustusta ei myönnetä enempää kuin mikä on julkisen liikenteen matkalippujen hinta, kun matka tehdään edullisimmalla tavalla. Taksin, tilaus- tai vuokra-ajoneuvon sekä oman auton käytöstä aiheutuva kustannus voidaan korvata vain, jos niiden käyttö on perusteltua.
Haettaessa matka-avustuksia ICOMOSin Suomen osastolta hakijan on aina ilmoitettava hakemuksessaan saako hän työnantajaltaan tukea matkakustannuksiin sekä päivärahaa ja/tai palkkaa kokousajalta, jotta hallitus voi harkita matka-avustuksen tarpeellisuutta ja määrää.
Hallituksen päätös avustuksesta tiedotetaan hakijalle. Hallitus voi myöntää avustuksen yhdessä tai kahdessa erässä.
Avustuksen maksatus
Avustus maksetaan, kun avustuksen saaja on lähettänyt hyväksyttävät kuitit, matkaliput ja matkakertomuksen osaston sihteerille. Ennakkoa voidaan maksaa hallituksen niin päättäessä.
Avustuksen saaja laatii osastolle matkaraportin, johon on hyvä sisällyttää:
- kokouksen tai konferenssin ajankohta, paikka ja aihe,
- osallistujat, mahdollisesti myös osasto,
- merkittävimpien puheenvuorojen olennaiset kohdat,
- oman esityksen pääpiirteet,
- kuvaus kokouksen lausumasta tai vastaavasta, jos sellainen tehdään,
- kiteytys siitä miten tuloksia voitaisiin hyödyntää Suomessa,
- kokousmateriaalin mahdollinen verkko-osoite,
- muutama valokuva.
Yhdistys varaa oikeuden matkakertomuksen julkaisemiseen jäsentiedotteessaan ja kotisivuillaan.