ICOMOSin Suomen osasto ry:n matka-avustukset, myöntämisen periaatteet ja hakuohje
Periaatteet on hyväksytty hallituksessa 29.4.2026
ICOMOSin Suomen osasto ry. myöntää jäsenilleen matka-avustuksia kansainvälisen ICOMOSin toimintaan ja tapahtumiin sekä myös yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeisiin kulttuuriperintöalan kansainvälisiin konferensseihin ja seminaareihin osallistumiseen. Matka-avustuksista päättää osaston hallitus näiden periaatteiden mukaisesti. Avustusta myöntäessään hallitus käyttää harkintaa pyrkien varmistamaan, että osaston edustajien välttämätön osallistuminen kansainvälisen ICOMOSin hallintoon ja tieteelliseen toimintaan toteutuu vuosittaisen talousarvion puitteissa. Osana ICOMOSin pyrkimyksiä ilmastopäästöjen vähentämiseksi pyritään suosimaan osallistumista kokouksiin etäyhteydellä.
Ensisijaisesti tuetaan osaston nimeämän edustajan osallistumista kansainvälisen ICOMOSin yleiskokouksiin ja neuvoa antaviin kokouksiin sekä Eurooppa-ryhmän kokouksiin. ICOMOSin kansainvälisten tieteellisten komiteoiden kokouksiin osallistumista avustetaan, jos hakija on komitean puheenjohtaja.
Toissijaisesti myönnetään avustuksia ICOMOSin kansainvälisten tieteellisten komiteoiden tai työryhmien kokouksiin osallistumiseen niiden äänivaltaisille, osaston nimeämille jäsenille. Etusijalla ovat Suomen kannalta tärkeät komiteat ja sellaiset edustajat, joiden esitelmä on hyväksytty kokouksen tieteelliseen osioon, sekä uudet ja aktiivisesti toimivat edustajat.
Sen lisäksi jäsenten osallistumista kansainvälisen ICOMOSin yleiskokouksiin avustetaan mahdollisuuksien mukaan. Varojen salliessa voidaan tukea myös jäsenten osallistumista kulttuuriperintöalan tärkeisiin kansainvälisiin tieteellisiin konferensseihin ja seminaareihin. Etusijalla ovat tällöin näissä tapahtumissa esiintyvät asiantuntijat. Lisäksi voidaan varojen salliessa tukea yhdistyksen nimeämän edustajan matkakuluja kotimaassa tapahtuviin alan tärkeisiin tapahtumiin.
Ensisijaisesti tuettavilla kokousmatkoilla voi avustus kohdistua osallistumismaksuun ja julkisten kulkuvälineiden matkalippuihin sekä välttämättömiin majoituskuluihin osaston talousarvion antamissa rajoissa. Toissijaisesti tuettavilla matkoilla tuki kohdistuu ensisijaisesti osallistumismaksuun. Hallitus voi harkita mahdollisuutta matka- ja majoituskustannuksien osoittaista korvaamista osaston talousarvion antamissa rajoissa
Hakuohje
Avustusta haetaan kirjallisesti vapaamuotoisella hakemuksella osaston hallitukselta osoitettuna sihteerille (sihteeri@icomos.fi). Hakemus on jätettävä hyvissä ajoin, jotta määrärahojen riittävyys voidaan varmistaa ja päätös tehdä ennen avustuksen kohteena olevaa matkaa.
Vuoden aikana vireille tulevasta hakemuksesta on syytä ilmoittaa hallitukselle jo alkuvuodesta, vaikka kustannukset ja matkan yksityiskohdat eivät olisi vielä silloin tiedossa. Lopullisesta hakemuksesta tulee käydä ilmi matkan kohde, hakijan tehtävä matkalla sekä kustannukset. Hakijan tulee myös ilmoittaa hakemuksessaan saako hän työnantajaltaan tukea matkakustannuksiin, päivärahaa ja/tai
palkkaa kokousajalta, jotta hallitus voi harkita matka-avustuksen tarpeellisuutta ja määrää.
Avustusta ei myönnetä enempää kuin mikä on julkisen liikenteen matkalippujen hinta, kun matka tehdään edullisimmalla tavalla. Taksin, tilaus- tai vuokra-ajoneuvon sekä oman auton käytöstä aiheutuva kustannus voidaan korvata vain, jos niiden käyttö on perusteltua. Hallituksen päätös avustuksesta tiedotetaan hakijalle. Hallitus voi myöntää avustuksen yhdessä tai kahdessa erässä.
Avustuksen maksatus
Avustus maksetaan, kun avustuksen saaja on lähettänyt sähköisesti hyväksyttävät kuitit, matkaliput ja matkakertomuksen osaston sihteerille. Ennakkoa voidaan maksaa hallituksen niin päättäessä.
Avustuksen saaja laatii osastolle matkaraportin, johon on hyvä sisällyttää:
- kokouksen tai konferenssin ajankohta, paikka ja aihe,
- osallistujat, mahdollisesti myös osasto,
- merkittävimpien puheenvuorojen olennaiset kohdat,
- oman esityksen pääpiirteet,
- kuvaus kokouksen lausumasta tai vastaavasta, jos sellainen tehdään,
- kiteytys siitä miten tuloksia voitaisiin hyödyntää Suomessa,
- kokousmateriaalin mahdollinen verkko-osoite,
- muutama valokuva, joihin avustuksen saajalla on tekijänoikeus tai lupa julkaisuun.
Yhdistys varaa oikeuden matkakertomuksen julkaisemiseen kuvineen jäsentiedotteessaan ja/tai kotisivuillaan.